Was kostet eine unbesetzte Stelle wirklich?
Kurz gesagt
Die Kosten einer unbesetzten Stelle bestehen aus vier Blöcken: entgangener Wertbeitrag der Position, Mehrkosten im Team durch Überstunden und Vertretung, Verzögerungs- und Fehlerkosten sowie das erhöhte Fluktuationsrisiko der überlasteten Kollegen. Als grobe Orientierung übersteigen die täglichen Vakanzkosten die eingesparten Personalkosten in produktiven Rollen fast immer deutlich — sparen tut man an einer offenen Stelle nur selten.
Warum die Standardrechnung falsch ist
Viele Unternehmen rechnen so: Die Stelle ist unbesetzt, also sparen wir das Gehalt. Das stimmt buchhalterisch für die Personalkostenzeile — und ist betriebswirtschaftlich meist falsch. Denn die Arbeit verschwindet nicht. Sie wird verteilt, verschoben oder gar nicht gemacht, und jede dieser drei Varianten kostet Geld, das an anderer Stelle in der GuV landet: in Überstunden, in Verzugskosten, in verlorenen Aufträgen, in Mahngebühren oder in einer weiteren Kündigung.
Die vier Kostenblöcke
| Kostenblock | Was darin steckt | So schätzen Sie ihn |
|---|---|---|
| Entgangener Wertbeitrag | Der Beitrag, den die Stelle zum Ergebnis leisten würde | Bei Vertrieb: Deckungsbeitrag pro Kopf. Bei Fachfunktionen: Vollkosten der Stelle als konservative Untergrenze |
| Mehrkosten im Team | Überstunden, Zeitarbeit, Interim, Fremdvergabe | Zusatzstunden pro Woche × Stundensatz inkl. Zuschlägen × Vakanzwochen |
| Verzögerungs- und Fehlerkosten | Späte Abschlüsse, Mahnungen, Skontoverluste, Nacharbeit, Projektverzug | Konkrete Vorfälle der letzten Vakanz sammeln und beziffern |
| Fluktuationsrisiko | Überlastung führt zu weiteren Kündigungen | Wahrscheinlichkeit × Wiederbesetzungskosten der betroffenen Stelle |
Die einfache Rechenlogik
Für eine schnelle, verteidigungsfähige Schätzung genügt eine Untergrenze: Nehmen Sie die Vollkosten der Stelle pro Arbeitstag als Näherung für den entgangenen Wertbeitrag und addieren Sie die konkret messbaren Mehrkosten im Team. Vollkosten heißt Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile plus Arbeitsplatzkosten. Bei rund 210 Arbeitstagen im Jahr ergibt sich der Tagessatz durch einfache Division.
- Schritt 1: Vollkosten der Stelle pro Jahr ermitteln (Brutto × ca. 1,25 für Lohnnebenkosten, plus Arbeitsplatzkosten).
- Schritt 2: Durch etwa 210 Arbeitstage teilen — das ist Ihre konservative Tagesuntergrenze.
- Schritt 3: Wöchentliche Mehrstunden im Team schätzen und mit dem internen Stundensatz bewerten.
- Schritt 4: Konkrete Verzögerungskosten der letzten drei Monate addieren, sofern belegbar.
- Schritt 5: Summe × erwartete Vakanzdauer in Tagen. Diese Zahl ist Ihre Entscheidungsgrundlage.
Beispiel: Finanzbuchhalter, 60 Tage unbesetzt
| Position | Annahme | Betrag (Beispiel) |
|---|---|---|
| Bruttojahresgehalt | Annahme | 50.000 € |
| Vollkosten inkl. Nebenkosten und Arbeitsplatz | ca. Faktor 1,3 | 65.000 € |
| Tagessatz (bei ca. 210 Arbeitstagen) | 65.000 / 210 | ca. 310 € |
| Mehrstunden im Team | 6 Std./Woche × 45 € × 8,5 Wochen | ca. 2.300 € |
| Skonto- und Mahnverluste | geschätzt, belegbar prüfen | ca. 1.500 € |
| Vakanzkosten gesamt (60 Kalendertage ≈ 42 Arbeitstage) | 310 × 42 + 2.300 + 1.500 | ca. 16.800 € |
Die Zahlen sind bewusst als Beispiel gekennzeichnet und keine Marktdaten. Entscheidend ist nicht die Genauigkeit auf den Euro, sondern die Größenordnung: Zwei Monate Vakanz auf einer mittleren kaufmännischen Position bewegen sich schnell im fünfstelligen Bereich. Diese Zahl gehört in jede Diskussion über Recruiting-Budgets, denn erst im Verhältnis dazu lässt sich beurteilen, ob eine Maßnahme teuer oder günstig ist.
Den Rechner nutzen
Auf unserer Website finden Sie unter Vakanzkosten-Rechner ein Werkzeug, das genau diese Logik abbildet: Sie geben Gehalt, geschätzte Vakanzdauer und die Mehrbelastung im Team ein und erhalten eine nachvollziehbare Summe, die Sie intern verwenden können. Das Ergebnis ist bewusst konservativ gerechnet — es ist eine Untergrenze, keine Maximalschätzung.
Wofür Sie die Zahl brauchen
- Für die Budgetfreigabe: Ein Vermittlungshonorar wirkt anders, wenn daneben die Kosten von drei weiteren Vakanzmonaten stehen.
- Für Prozessentscheidungen: Wenn ein zusätzlicher Gesprächstermin die Besetzung um zwei Wochen verzögert, hat das einen bezifferbaren Preis.
- Für die Gehaltsdiskussion: 3.000 Euro mehr Jahresgehalt sind oft günstiger als zwei zusätzliche Vakanzmonate.
- Für die Priorisierung: Nicht jede offene Stelle kostet gleich viel. Die Rechnung zeigt, welche zuerst besetzt werden muss.
Häufige Fragen
Gibt es einen pauschalen Wert für Vakanzkosten pro Tag?
Kursierende Pauschalen sind mit Vorsicht zu genießen, weil sie stark von Branche und Rolle abhängen. Belastbarer ist die eigene Rechnung: Vollkosten der Stelle pro Arbeitstag als Untergrenze, plus die konkret messbaren Mehrkosten im Team. Diese Zahl können Sie intern verteidigen — eine Pauschale aus dem Internet nicht.
Zählt der entgangene Umsatz oder der Deckungsbeitrag?
Der Deckungsbeitrag. Umsatz enthält variable Kosten, die bei Nichtbesetzung ebenfalls nicht anfallen. Wer mit Umsatz rechnet, überschätzt die Vakanzkosten deutlich und verliert an Glaubwürdigkeit in der internen Diskussion.
Wie berücksichtige ich das Fluktuationsrisiko?
Als Erwartungswert: Wenn Sie einschätzen, dass bei anhaltender Überlastung eine von fünf betroffenen Personen kündigt, multiplizieren Sie die Wiederbesetzungskosten dieser Stelle mit 20 Prozent. Das ist grob, aber besser als der übliche Ansatz, den Effekt komplett zu ignorieren.
Lohnt sich ein höheres Gehalt, um schneller zu besetzen?
Häufig ja — rechnen Sie es durch. Wenn 3.000 Euro Jahresgehalt mehr die Besetzung um zwei Monate verkürzen, stehen dauerhaft 3.000 Euro pro Jahr gegen einmalig oft mehr als 10.000 Euro Vakanzkosten. Der Vergleich fällt meist eindeutig aus, wird aber selten angestellt.