Fachkräftemangel in der Buchhaltung: Ursachen und Auswege
Kurz gesagt
Der Engpass in der Buchhaltung hat drei Hauptursachen: eine alternde Berufsgruppe mit zu wenig Nachwuchs, eine Automatisierung, die einfache Tätigkeiten wegnimmt und den Bedarf nach oben verschiebt, sowie einen Wettbewerb zwischen Kanzleien, Industrie und Dienstleistern um denselben kleinen Pool. Wirksam sind vor allem Maßnahmen, die Sie selbst steuern können: Rollen neu schneiden, Quereinstiege ermöglichen, Teilzeit ernst nehmen und Prozesse automatisieren.
Die drei Ursachen im Überblick
Erstens die Demografie: In der Buchhaltung arbeitet ein überdurchschnittlich erfahrener Altersdurchschnitt, und es rücken weniger Menschen nach, als in den kommenden Jahren ausscheiden. Zweitens die Automatisierung: Rechnungseingangserfassung, Kontierungsvorschläge und Zahlungsabgleich laufen zunehmend maschinell. Das klingt entlastend, verschiebt den Bedarf aber genau dorthin, wo es ohnehin am dünnsten ist — Prüfen, Klären, Abschließen, Bewerten. Drittens der Wettbewerb: Kanzlei, Industrie, Handel und Outsourcing-Dienstleister greifen auf denselben Pool zu.
Was daraus folgt, ist unbequem: Der Engpass ist strukturell und geht nicht von selbst vorbei. Unternehmen, die weiter darauf setzen, mit einer besseren Anzeige an denselben kleinen Pool zu kommen, konkurrieren nur teurer um dieselben Menschen.
Sechs Auswege — mit Aufwand und Wirkung
| Maßnahme | Aufwand | Wirkung | Wirkt ab |
|---|---|---|---|
| Rollen neu schneiden (Aufgaben trennen statt Alleskönner suchen) | gering | hoch | sofort |
| Quereinstieg ermöglichen (kaufmännische Kräfte + Einarbeitung) | mittel | hoch | 3–6 Monate |
| Teilzeit- und Rückkehrmodelle ernsthaft anbieten | gering | mittel bis hoch | sofort |
| Prozesse automatisieren (Belegfluss, OCR, Workflows) | hoch | hoch | 6–18 Monate |
| Teilbereiche auslagern (z. B. Lohn, Anlagenbuchhaltung) | mittel | mittel | 1–3 Monate |
| Eigene Ausbildung und Fortbildung aufbauen | hoch | sehr hoch | 2–3 Jahre |
Der wirksamste Hebel: den Rollenschnitt ändern
Viele Stellenprofile in der Buchhaltung sind über Jahre gewachsen und beschreiben faktisch die Person, die gerade gegangen ist. Wenn diese Person zwölf Jahre da war, hat sie sich Fähigkeiten angeeignet, die am Markt nicht als Paket verfügbar sind. Die Konsequenz ist nicht, länger zu suchen, sondern die Rolle zu teilen: eine Kraft für die operative Buchhaltung, die am Markt verfügbar ist, plus punktuelle externe oder interne Unterstützung für die anspruchsvollen Teile.
- Aufgaben aus dem letzten Quartal auflisten und nach Häufigkeit sortieren, nicht nach gefühlter Wichtigkeit.
- Alles markieren, was weniger als viermal im Jahr vorkommt — das gehört meist nicht ins Muss-Profil.
- Prüfen, welche Aufgaben ein System oder ein externer Partner übernehmen kann.
- Aus dem Rest zwei Stellenprofile bauen: eines, das am Markt verfügbar ist, und eines, das intern entwickelt wird.
Quereinstieg: Wo er funktioniert und wo nicht
Kaufmännische Fachkräfte aus Auftragsabwicklung, Vertriebsinnendienst oder Fakturierung lassen sich in Kreditoren-, Debitoren- und Reisekostenbuchhaltung in wenigen Monaten einarbeiten, wenn ein erfahrener Kollege verfügbar ist und ein Lehrgang finanziert wird. Nicht funktioniert der Quereinstieg dort, wo Bilanzsicherheit und steuerliche Beurteilung gefragt sind — dieser Weg dauert Jahre und braucht die formale Qualifikation.
Was Automatisierung realistisch bringt
Digitaler Belegeingang, automatische Kontierungsvorschläge und Workflow-gestützte Freigaben nehmen erfahrungsgemäß einen erheblichen Teil der reinen Erfassungsarbeit ab. Sie ersetzen aber keine Stelle vollständig, sondern verändern deren Inhalt: weniger Tippen, mehr Klären. Wer Automatisierung einführt, sollte deshalb parallel die Stellenbeschreibungen anpassen — und im Recruiting damit werben, denn ein hoher Digitalisierungsgrad ist für Buchhalter ein echtes Auswahlkriterium.
Was nicht hilft
- Mehr Stellenportale bei unverändertem Profil und unverändertem Gehalt.
- Der Zusatz „Wir sind ein dynamisches Team“ ohne konkrete Inhalte.
- Prozesse mit drei Gesprächsrunden über sechs Wochen. In einem Markt mit Nachfrageüberhang verlieren Sie damit die besten Kandidaten an den schnelleren Wettbewerber.
- Warten auf Entspannung. Die demografische Entwicklung spricht dagegen.
Häufige Fragen
Wird sich der Fachkräftemangel in der Buchhaltung entspannen?
Kurzfristig ist das nicht zu erwarten. Die Zahl der Menschen, die aus Altersgründen ausscheiden, übersteigt in den meisten Regionen die Zahl der Nachrückenden. Automatisierung nimmt Druck aus dem einfachen Bereich, verschärft ihn aber im qualifizierten. Realistisch ist Anpassung, nicht Abwarten.
Ersetzt Automatisierung die Buchhaltung?
Nein, sie verändert sie. Erfassung und Abgleich laufen zunehmend automatisch, Prüfung, Klärung, steuerliche Beurteilung und Abschluss bleiben. Der Nettoeffekt ist meist nicht weniger Personal, sondern ein anderer Anforderungsmix — mit höherem Qualifikationsniveau.
Sollte ich Teile der Buchhaltung auslagern?
Für klar abgrenzbare Bereiche wie Lohn und Gehalt oder Anlagenbuchhaltung ist das oft sinnvoll und schnell umsetzbar. Bei der laufenden Finanzbuchhaltung sollten Sie den Koordinationsaufwand nicht unterschätzen — ohne interne Ansprechperson entsteht schnell mehr Arbeit als vorher.
Was ist der schnellste Hebel, wenn eine Stelle seit Monaten offen ist?
Das Profil aufteilen. Prüfen Sie, welche Aufgaben zwingend zusammenbleiben müssen — meist sind es weniger als angenommen. Eine besetzbare Stelle plus punktuelle Unterstützung ist fast immer besser als eine unbesetzte Idealstelle.