Personalvermittlung: So läuft der Prozess ab
Kurz gesagt
Eine Personalvermittlung läuft in sechs Phasen ab: Briefing, Suchstrategie, aktive Ansprache, Vorauswahl und Vorstellung, Gesprächskoordination sowie Vertragsabschluss mit anschließender Garantiezeit. Der zeitkritischste Teil liegt nicht beim Dienstleister, sondern bei Ihnen — Rückmeldungen und Terminfindung entscheiden über die Gesamtdauer. In der Praxis liegen erste qualifizierte Profile nach etwa sieben Tagen vor, die Besetzung im Regelfall nach rund 15 Tagen.
Die sechs Phasen im Überblick
| Phase | Was passiert | Typische Dauer | Ihre Aufgabe |
|---|---|---|---|
| 1. Briefing | Rolle, Team, Gehaltsband, Muss- und Kann-Kriterien, Entscheidungsweg | 45–90 Minuten | Ehrlich sein — auch zu Schwierigkeiten der Rolle |
| 2. Suchstrategie | Zielunternehmen, Suchbegriffe, Ansprachetext, Kanäle | 1–2 Tage | Sperrliste nennen (Kunden, Partner, Wettbewerber) |
| 3. Aktive Ansprache | Direktansprache, Netzwerk, Datenbank, ggf. Anzeige | laufend ab Tag 1 | Nichts — hier arbeitet der Dienstleister |
| 4. Vorauswahl und Vorstellung | Interviews, Profilerstellung, Einschätzung, Gehaltsvorstellung | ab ca. Tag 7 | Feedback innerhalb von 48 Stunden |
| 5. Gespräche | Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung beider Seiten | 1–3 Wochen | Termine früh blocken, maximal zwei Runden |
| 6. Angebot, Vertrag, Garantie | Verhandlung, Vertrag, Begleitung bis zum Antritt | wenige Tage bis Antritt | Schnell und schriftlich entscheiden |
Phase 1: Das Briefing entscheidet über alles Weitere
Das Briefing ist der wichtigste Termin im gesamten Prozess. Ein gutes Briefing dauert nicht 15 Minuten am Telefon, sondern eine knappe Stunde und geht über die Stellenanzeige hinaus. Relevant sind Fragen, die in keiner Anzeige stehen: Warum ist die Stelle frei? Was hat der Vorgänger gut gemacht, woran ist er gescheitert? Wie führt die zukünftige Führungskraft? Was ist an dieser Rolle unangenehm?
Diese letzte Frage ist die wichtigste. Jede Stelle hat Schattenseiten — ein schwieriges Altsystem, eine anspruchsvolle Schnittstelle, eine Phase mit hoher Belastung. Wer sie im Briefing verschweigt, verschiebt das Problem nur: Der Kandidat erfährt es im zweiten Gespräch und springt ab, oder er erfährt es im dritten Monat und kündigt. Beides kostet mehr, als die ehrliche Ansage gekostet hätte.
Was in Phase 3 tatsächlich passiert
- Recherche in Zielunternehmen: Wer macht die gesuchte Aufgabe heute wo, und in welcher Struktur?
- Direktansprache über berufliche Netzwerke, Telefon und die eigene Datenbank.
- Qualifizierende Erstgespräche — nicht jeder, der antwortet, passt.
- Prüfung von Wechselmotiv, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung und Kündigungsfrist vor der Vorstellung.
- Bei Bedarf zusätzlich eine Anzeige, damit angesprochene Kandidaten Ihr Unternehmen prüfen können.
Wo Prozesse in der Praxis scheitern
Der mit Abstand häufigste Grund für gescheiterte Besetzungen ist Langsamkeit auf Unternehmensseite. Ein Profil liegt am Montag vor, das Feedback kommt am Freitag der Folgewoche, der Termin findet drei Wochen später statt — in dieser Zeit hat der Kandidat zwei andere Prozesse abgeschlossen. Der zweithäufigste Grund sind wechselnde Anforderungen: Nach den ersten drei Vorstellungen wird das Profil nachgeschärft, dann nochmal. Das ist legitim, kostet aber jedes Mal Wochen.
- Feedback zu vorgestellten Profilen innerhalb von 48 Stunden — auch wenn es eine Absage ist.
- Zwei feste Zeitfenster pro Woche für Gespräche vorab reservieren.
- Entscheider von Anfang an einbinden, nicht erst in Runde zwei.
- Maximal zwei Gesprächsrunden ansetzen.
- Angebot innerhalb von 48 Stunden nach dem letzten Gespräch, schriftlich und vollständig.
Garantie und was danach passiert
Bei FACT TALENTS gehört eine Besetzungsgarantie zum Standard: Verlässt die vermittelte Person das Unternehmen innerhalb des vereinbarten Zeitraums, wird nachbesetzt. Das ist branchenüblich und aus gutem Grund — es ist das einzige echte Interesse-Gleichgewicht zwischen Dienstleister und Auftraggeber. Wichtig ist, die Bedingungen vorab schriftlich zu klären: Zeitraum, Ausschlüsse wie betriebsbedingte Kündigung, und ob nachbesetzt oder erstattet wird.
Wann Sie diesen Weg nicht brauchen
Wenn Ihre Stelle regelmäßig genug qualifizierte Bewerbungen erzeugt, wenn Sie eine funktionierende interne Recruiting-Einheit haben oder wenn Sie eine Position besetzen, für die es in Ihrer Region ausreichend verfügbare Kandidaten gibt — dann ist der eigene Weg günstiger und genauso schnell. Externe Unterstützung rechnet sich dort, wo Ansprache statt Sichtbarkeit gefragt ist oder wo interne Kapazität fehlt.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Personalvermittlung insgesamt?
Bei Standardpositionen liegen erste qualifizierte Profile in der Praxis nach etwa sieben Tagen vor, die Besetzung erfolgt im Regelfall nach rund 15 Tagen. Komplexe Rollen brauchen vier bis acht Wochen. Hinzu kommt in beiden Fällen die Kündigungsfrist des Kandidaten, die drei bis sechs Monate betragen kann.
Wie viele Kandidaten bekomme ich vorgestellt?
Qualität geht vor Menge. Üblich sind drei bis fünf sorgfältig geprüfte Profile — wer zwölf Lebensläufe weiterleitet, hat in der Regel nicht vorgeprüft. Wichtiger als die Zahl ist, dass zu jedem Profil eine Einschätzung mit Wechselmotiv, Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit vorliegt.
Muss ich exklusiv mit einem Dienstleister arbeiten?
Nicht zwingend, aber es hat Auswirkungen. Parallele Beauftragungen führen dazu, dass dieselben Kandidaten mehrfach angesprochen werden — das wirkt auf Kandidatenseite unprofessionell und schadet Ihrem Ruf am Markt. Bei anspruchsvollen Rollen ist eine fokussierte Zusammenarbeit meist die bessere Wahl.
Was passiert, wenn keiner der Kandidaten passt?
Dann gehört das Profil auf den Tisch. Wenn nach fünf sorgfältig ausgewählten Vorstellungen keiner passt, liegt es selten an der Auswahl, sondern an einer Lücke zwischen Anforderung, Gehalt und Markt. Ein guter Dienstleister sagt Ihnen das — und schlägt eine Anpassung vor, statt weiter Profile zu schicken.