Wie holen Arbeitgeber Referenzen richtig ein?
Kurz gesagt
Referenzauskünfte dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kandidaten und in aller Regel erst am Ende des Verfahrens eingeholt werden. Der Kontakt zum aktuellen Arbeitgeber ist ohne Zustimmung tabu, weil er die berufliche Existenz gefährden kann. Aussagekräftig sind Referenzen vor allem dann, wenn Sie konkrete Situationsfragen stellen statt allgemeiner Bewertungen.
Wann Referenzen etwas bringen
Referenzen sind kein Standardschritt für jede Besetzung, sondern ein gezieltes Instrument. Sinnvoll sind sie, wenn nach zwei Gesprächen eine konkrete Frage offen ist, die eine dritte Person besser beantworten kann als der Kandidat selbst: Wie hat die Person tatsächlich geführt, wie belastbar war sie in Spitzenzeiten, wie zuverlässig waren Termine und Zahlen? Wenig bringen Referenzen als allgemeine Absicherung, denn Kandidaten benennen naturgemäß Menschen, die Gutes sagen werden. Der Erkenntnisgewinn steckt deshalb nicht in der Frage, ob jemand gut war, sondern in konkreten Beschreibungen von Situationen. Planen Sie Referenzen als letzten Schritt vor dem Angebot ein und nur bei den Kandidaten, die tatsächlich in der engeren Wahl sind.
Die rechtlichen Leitplanken
- Ausdrückliche und dokumentierte Zustimmung des Kandidaten einholen, bevor Sie Kontakt aufnehmen.
- Konkret abstimmen, mit wem Sie sprechen dürfen — nicht pauschal mit früheren Arbeitgebern.
- Den aktuellen Arbeitgeber niemals ohne ausdrückliche Freigabe kontaktieren.
- Nur Fragen stellen, die einen sachlichen Bezug zur ausgeschriebenen Tätigkeit haben.
- Keine Fragen zu Gesundheit, Familienplanung, Herkunft, Religion, Gewerkschaft oder politischer Haltung.
- Ergebnisse vertraulich behandeln und nur den am Verfahren Beteiligten zugänglich machen.
- Notizen zur Referenz nach Abschluss des Verfahrens gemeinsam mit den übrigen Bewerbungsdaten löschen.
Die dritte Zeile ist die wichtigste. Ein Anruf beim aktuellen Arbeitgeber ohne Zustimmung kann für den Kandidaten das Arbeitsverhältnis kosten und ist ein schwerer Vertrauensbruch — unabhängig davon, wie die rechtliche Bewertung im Einzelfall ausfällt. Wenn Sie eine Auskunft aus dem laufenden Arbeitsverhältnis brauchen, sprechen Sie das offen an. Viele Kandidaten geben die Freigabe erst nach der Zusage, und das ist ein fairer Kompromiss.
Wen Sie fragen sollten
| Referenzgeber | Aussagekraft | Hinweis |
|---|---|---|
| Frühere direkte Führungskraft | Hoch | Beste Quelle für Leistung, Verlässlichkeit und Entwicklung |
| Frühere Kollegen auf gleicher Ebene | Mittel bis hoch | Gut für Zusammenarbeit, weniger für Ergebnisverantwortung |
| Ehemals unterstellte Mitarbeitende | Hoch bei Führungsrollen | Nur mit Zustimmung und wenn die Person das anbietet |
| Kunden oder Nachunternehmer | Situativ | Bei Vertrieb und Bauleitung nützlich, Vertraulichkeit beachten |
| Aktueller Arbeitgeber | Hoch, aber heikel | Nur nach ausdrücklicher Freigabe, meist erst nach der Zusage |
Fragen, die echte Antworten liefern
- In welchem Zeitraum und in welcher Konstellation haben Sie zusammengearbeitet?
- Welche Aufgaben hat die Person eigenverantwortlich getragen, welche im Team?
- Beschreiben Sie eine schwierige Situation und wie sie damit umgegangen ist.
- Woran hätte die Person in Ihrem Bereich noch arbeiten können?
- Wie zuverlässig waren Termine, Zahlen und Zusagen?
- Würden Sie erneut mit ihr zusammenarbeiten, und in welcher Rolle?
Die vierte Frage ist die diagnostisch wertvollste. Wer darauf mit einer echten Antwort reagiert, gibt Ihnen ein realistisches Bild. Wer ausweicht, kennt die Person entweder kaum oder möchte nichts sagen — beides ist ebenfalls eine Information. Achten Sie außerdem auf das, was nicht gesagt wird: Wenn nach der Frage nach Verlässlichkeit eine Pause kommt und dann eine allgemeine Antwort, lohnt sich eine Nachfrage. Notieren Sie die Antworten stichpunktartig und interpretieren Sie sie zurückhaltend — eine einzelne Referenz ist ein Datenpunkt, keine Wahrheit.
Referenzen richtig gewichten
Eine Referenz kann eine Entscheidung bestätigen oder eine offene Frage klären. Sie sollte aber selten allein eine Absage begründen, denn Sie kennen weder den Kontext der damaligen Zusammenarbeit noch das Verhältnis zwischen den beiden Personen. Konflikte mit einer früheren Führungskraft sagen manchmal mehr über diese Führungskraft aus als über den Kandidaten. Wenn eine Referenz deutlich negativ ausfällt, sprechen Sie den Kandidaten darauf an — sachlich, ohne Vorwurf und ohne die Quelle bloßzustellen. Häufig ergibt sich dann ein plausibles Bild. Wenn die Erklärung nicht überzeugt oder die Darstellung stark auseinandergeht, ist das ein ernstzunehmendes Signal, das Sie in Ihre Gesamtbewertung einbeziehen sollten.
Rechtlicher Hinweis
Dieser Beitrag gibt allgemeine Praxishinweise und ersetzt keine Rechtsberatung. Referenzauskünfte berühren Datenschutz, Persönlichkeitsrechte und das Benachteiligungsverbot. Lassen Sie Ihre Einwilligungstexte und Ihren Fragenkatalog prüfen und dokumentieren Sie Zustimmung, Inhalt und Löschung der Auskünfte nachvollziehbar.
Häufige Fragen
Darf ich ohne Zustimmung beim früheren Arbeitgeber anrufen?
Auch bei früheren Arbeitgebern sollten Sie nur mit Zustimmung Kontakt aufnehmen, weil personenbezogene Daten verarbeitet werden. Holen Sie die Freigabe schriftlich ein und benennen Sie konkret, mit wem Sie sprechen möchten.
Ersetzt ein Arbeitszeugnis die Referenz?
Nein, beide haben unterschiedliche Funktionen. Das Zeugnis ist ein formalisiertes, wohlwollend formuliertes Dokument, die Referenz liefert konkrete Situationsbeschreibungen. Lesen Sie das Zeugnis vorher und nutzen Sie die Referenz für die Punkte, die dort offenbleiben.
Wie viele Referenzen sind sinnvoll?
Zwei sind in der Regel ausreichend, idealerweise aus unterschiedlichen Perspektiven — etwa eine Führungskraft und eine Person auf gleicher Ebene. Mehr Auskünfte erhöhen den Aufwand, ohne dass die Aussagekraft entsprechend steigt.